初めまして。営業部の永井です。

私は、あるマイナーな海外サッカークラブのサポータークラブ運営をお手伝いしています。
人数はさほど多くはありませんが、上は北海道、下は沖縄、外を見るとロンドン(行きたい)。

とても直接会って打合せをすることなどできないため、
スタッフ間の情報共有にはかなり苦労させられてきましたが、
Webのツールやサービスを導入することで、大きな改善をすることができました。

そこで今回は、情報共有を円滑に行うためのツールについて、
実際に使用しているものを少しだけご紹介しようと思います。

多機能グループウェア

サイボウズLive
https://live.cybozu.co.jp/

無料でありながら、200人のメンバーと情報を共有することができます。
また、スケジュールの管理やTodoの管理等、通常のグループウェアとしての機能はもちろん、
「いいね!」機能やアンケート機能、メンバーへの緊急連絡機能まで備わっています。
試行錯誤を繰り返してきましたが、下手なグループウェアを使うよりも、
サイボウズLiveで一括管理するのが一番効率的だと感じました。

無料のオンライン通話

Skype
http://www.skype.com/ja/

スタッフミーティングやスタッフ間でのやり取りは、ほとんどSkypeを使用しています。
顔を見て打合せできるのが一番だと思いますが、打合せの度に飛行機に乗るわけには行きません。
Skypeはオンラインで通話やチャットをすることができますし、大人数で同時に接続することも可能なので、
Webカメラを設置すれば全員がその場にいるような感覚で打合せをすることができます。

データの共有

Google
http://www.google.co.jp/intl/ja/about/products/

データのやり取りにはGoogleドライブを使用し、スタッフと共有しています。
容量も充分ありますし、履歴やバックアップ等も自動的に取れるのでとても便利です。

ニュース記事の翻訳作業には3名のスタッフが携わっており、
それぞれが手の空いた時間に作業をしていたことで、作業が重複してしまう問題がありましたが、Google docsでドキュメントを共有することにより、スマートな管理に成功しました。

一般企業においても、情報の共有方法というのは大きな問題かと思います。
少し目線を変えて、思い切ってWebサービスを導入してみるのはいかがでしょうか。

2013.04.17|Nagai

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